1. About the project
Sales operations balanced spreadsheets, copy-paste between tools and delayed reporting. The goal was one coherent CRM-led automation layer with measurable KPIs.
Key results
- 120+ hours saved per month on routing, tasks and reporting combined.
- −73% manual data entry across the evaluated workflows.
- Live KPI dashboard for pipeline health and handoff quality.
- Event model in CRM became the single source of truth for triggers.
Project overview
Leads and activities were inconsistent between channels. Reps updated fields late; management saw metrics days later.
We rebuilt triggers for forms, messages and enrichment, connected task creation and follow-up sequences, and surfaced dashboards for leadership.
Iterations focused on data quality first — without clean events, automation cannot be trusted at scale.
Technical breakdown
PROBLEM
Fragmented operations and duplicate manual work
Context
- Leads and activities were inconsistent between channels.
- Reps updated CRM fields late or not at all.
- Management saw pipeline metrics 3–5 days after the fact.
What happened
SOLUTION
CRM as an event-driven automation hub
We rebuilt the CRM event model so every form, message and enrichment trigger fires in real time — no manual handoffs, no stale data, no duplicates.
How it works
- Incoming event (form, chat, API) fires a CRM trigger instantly.
- Deduplication runs — existing records are merged, not doubled.
- Enrichment pulls company data from external sources automatically.
- Task is created and follow-up sequence launched based on segment rules.
- Dashboard updates in real time for pipeline and handoff KPIs.
PIPELINE
Pipeline
Единый автоматический поток от входящего события до живого KPI-дашборда.
(запись)
Follow-up
Входящее событие
Любой триггер — форма, чат, интеграция — мгновенно запускает процесс без задержки и без ручного вмешательства.
Мультиисточник
Веб-форма, чат, API, интеграции
Мгновенный старт
Событие в CRM менее чем за 1 секунду
Без потерь
Все поля захватываются и нормализуются
Время до записи в CRM
<1сек
вместо ручного ввода через 30–60 мин
CRM (запись и дедупликация)
Лид попадает в единую систему. Дублей нет — один источник правды для всей команды в реальном времени.
Единый источник правды
Все данные синхронизированы в реальном времени
Дедупликация
Существующие записи объединяются, не дублируются
История взаимодействий
Все касания в одном месте
Обогащение данных
AI дополняет запись данными из внешних источников: размер компании, индустрия, контакты ЛПР — автоматически.
Данные компании
Размер, индустрия, сайт, контакты ЛПР
Открытые источники
LinkedIn, Clearbit, открытые API
Проверка актуальности
Поля обновляются только если данные свежее
ПОЛНОТА ДАННЫХ
Задача и follow-up последовательность
На основе данных создаётся задача в CRM и запускается follow-up цепочка — без участия менеджера.
High priority
Автозадача с дедлайном для менеджера
Follow-up sequence
3 письма + напоминание по расписанию
Smart timing
Оптимальное время отправки по сегменту
Follow-up: Acme Corp
Дашборд и KPI
Руководство видит состояние воронки в реальном времени — без ручных выгрузок и задержек.
Pipeline health
Конверсия по этапам воронки
Handoff quality
Качество передач между этапами
Аномалии
Автооповещения при отклонениях от нормы
Обновление дашборда
Live
вместо выгрузки раз в 3–5 дней
ЛОГИКА
Правила маршрутизации и качество данных
ОГРАНИЧЕНИЯ СИСТЕМЫ
event schema
структура события фиксирована
deduplication rule
дубли объединяются, не создаются
data quality gate
неполные записи не идут дальше
duplicate = true
→ объединить запись в CRM
completeness < 0.60
→ запустить обогащение
КОНТРОЛЬ ДАННЫХ
запись без валидации не создаётся
все изменения логируются
дубли устраняются на входе
регулярный аудит качества данных
В ЧЁМ СИЛА РЕШЕНИЯ
точность
−73% ручного ввода
скорость
120+ часов в месяц
масштаб
без роста команды